La comunicación es uno de los elementos determinantes en el desarrollo de las sociedades contemporáneas. La utilizamos para todo en nuestro día a día. Cuando queremos expresar una noticia importante a nuestro entorno, para trasladar conocimientos de profesores a alumnos, etc. hacemos uso de la comunicación. Al igual que en los casos previamente desarrollados, en el ámbito empresarial sucede exactamente lo mismo. ¿Cómo deben plantearse los planes de comunicación interna o externa de un negocio?
En el siguiente post pasaremos a detallártelo, haciendo un especial hincapié en los objetivos a superar.
Plan de comunicación interna y externa para empresas
Podemos definir el plan de comunicación como una hoja de ruta donde plasmaremos la forma en la que una determinada empresa va a comunicarse con su público objetivo, los formatos idóneos y cuándo los pondrá en uso. Nos ayuda a exponer de manera clara los objetivos de comunicación que queremos alcanzar. Podemos entender este plan diferenciando entre dos vertientes; el plan de comunicación interna y externa.
- Plan de comunicación interna. Su público principal serán los empleados y directivo de una empresa. A través de una serie de acciones predeterminadas se llevará a cabo la puesta en marcha de un conjunto de acciones para favorecer la comunicación de la información y conocimiento entre los trabajadores de una empresa. El objetivo principal de un plan de comunicación interna es la mejora de las relaciones entre empleados y empresa, favoreciendo un mayor clima de confianza entre trabajador y los distintos departamentos.
- Plan de comunicación externa. Se dirige al público de interés de nuestra empresa. Están destinados a mejorar y potenciar la imagen de una marca determinada, potenciando las relaciones de la empresa con sus stakeholders o grupos de interés, tales como accionistas, proveedores, consumidores o la audiencia potencial en líneas generales.
Plan de comunicación interna para una empresa
Un plan de comunicación interna para una empresa es un plan que describe cómo se utilizará la comunicación entre los departamentos de una empresa. Sirve a su vez para establecer objetivos, estrategias, acciones y métricas, haciendo que el trabajador de una determinada empresa se encuentre en todo momento informado. De esta manera facilitamos que se materialicen los resultados en los objetivos previamente fijados por la compañía. Aunque a priori pueda parecer sencillo, para el desarrollo de un plan de estas características debemos considerar muchas variables.
Por ello, siempre será considerado una buena idea contar con la colaboración de los propios empleados a la hora de crear estrategias de comunicación que sean efectivas y que alienten a todos a luchar por un mismo objetivo común.
En el desarrollo de un plan de comunicación interna efectiva podríamos distinguir las siguientes fases de interés. ¡Toma nota!:
- Evaluación de la situación inicial. En primer lugar, sería necesario poner en marcha una auditoría de la situación actual e inicial de la empresa. En este tipo de casos, se recomienda contratar a un consultor externo, ya que nos ayudará a tener una visión imparcial y objetiva de todos los mecanismos comunicativos de nuestra empresa que funcionan y los que no. Una gran forma para conocer la situación actual de la comunicación interna de una organización es a través de un sondeo a los empleados en el que expresen las inquietudes y puntos fuertes en lo referente a este aspecto. Este cuestionario deberá responderse de manera completamente anónima para que los empleados estén al 100% cómodos, sin necesidad de sentirse juzgados.
- Determina los objetivos de la empresa. Deberemos saber en qué punto nos gustaría que estuviera nuestro negocio el próximo año y cuáles serán los mecanismos planeados para llegar hasta ahí. Una vez definidos estos objetivos iniciales, será posible desarrollar una estrategia efectiva, distribuyéndola a través de objetivos de equipo.
- Establece cuáles serán las métricas en consecución a los objetivos. Será necesario, a su vez, establecer cómo se gestionará el proceso de comunicación entre los departamentos.
- Pon el plan en marcha y evalúa los primeros resultados. En el momento del análisis, ten en cuenta si se cumplió el objetivo específico establecido previamente. Deberemos confirmar, finalmente, si se alcanzaron los resultados medibles y si realmente son relevantes para los objetivos del negocio. El proceso de escucha activa del feedback de los empleados cobra más importancia que nunca a lo largo de esta fase.
- Realiza cambios en caso de que lo requiera. Tras evaluar el plan de comunicación, debemos comprobar si este ha tenido éxito o si necesita ajustes. ¿Se han conseguido los objetivos iniciales de la empresa? Si la respuesta es afirmativa, entonces probablemente se han hecho cosas bien. En caso contrario, es posible que haya que realizar algunas modificaciones.
Objetivos de un plan de comunicación interna
Algunos de los objetivos principales de un plan de comunicación interna podemos detallarlo en los siguientes puntos:
- Motivar a los empleados.
- Retener el talento.
- Lograr transmitir los valores, la misión y la visión de la empresa a los trabajadores.
- Mayor unión entre los departamentos y empleados de una determinada organización.
- Evitar la aparición de rumores que puedan hacer daños a las relaciones laborales y personales de los empleados de una empresa.
- Recibir feedback de los trabajadores, dando a los directivos y ejecutivos, información de una gran relevancia con la que seguir mejorando las condiciones de su empresa.
Ejemplo de plan de comunicación interna
¿Cómo implementar una estrategia de plan de comunicación interna de forma exitosa? A continuación vamos a mostrar 2 ejemplos que pueden ser una fuente de inspiración para tu empresa.
- Siemens, a través de la campaña «One Time Hull» consiguieron a través de un material audiovisual cuidado mostrar la cultura corporativa de la compañía. El objetivo inicial era que sus más de mil empleados se alinearan bajo la visión estratégica de la organización.
- BBVA, a través de la Fundación Microfinanzas, lanzó una campaña interna para dar a conocer entre sus empleados la misión de dicha fundación. En el siguiente tráiler podrás visualizar más información al respecto.
Plan de comunicación externa
Un plan de comunicación externa tiene como fin principal el acercar la empresa a su público objetivo potencial, comunicando su mensaje principal a los distintos usuarios. La comunicación, a diferencia de la creencia generalizada, carece de una base publicitaria. Su meta no está en la venta directa, sino más en compartir un mensaje memorable y útil, dando difusión a la empresa en su sector y dotándola como una marca valiosa. Debemos distinguir, a su vez, entre comunicación online y offline.
¿Cómo queremos ser identificados por nuestra audiencia? Ha llegado el momento de transmitir. Porque las primeras impresiones siempre cuentan, y los clientes son muy consciente de ello.
Una vez hemos explicado en qué consiste un plan de comunicación externa, ha llegado el momento de desvelar algunas de sus ventajas principales:
- Mejora de manera sustancial la difusión de una correcta imagen de marca y de su correcta aplicación en medios.
- Una mejor gestión de la reputación de una marca al igual que sus relaciones públicas.
- Permite implementar acciones a corto y medio plazo sin un motivo aparente.
- Mayor fidelización de los clientes.
- Reducción de los costes de implementación, ya que se identifican los recursos necesarios para una comunicación eficiente.
- El proceso de comunicativo es más efectivo.
¿Cómo hacer un plan de comunicación externa efectivo?
- Define objetivos que sean realistas, medibles y cuantificables. No tiene ningún sentido establecer metas irrealistas e inalcanzables.
- Mayor comunicación interna y cohesión de equipo. Todas las decisiones deben ser compartidas entre todos los departamentos que formen parte de la empresa. Solamente de esta forma todo el equipo remará hacia el mismo lado y evolucionará.
- Recurre a la externalización cuando sea necesario. Optar por externalizar algunas tareas puede ser esencial para contar con algunos expertos que tomen las mejores medidas posibles para el negocio. ¿Debo hacer cambios al diseño web? ¿El posicionamiento SEO es el correcto? Quizás una visión externa pueda ser «el empujón» hablando de manera coloquial, que tu negocio requiere.
Objetivos de un plan de comunicación externa
Los objetivos de un plan de comunicación externa deberán enfocarse en la mejora de la reputación, visibilidad y las ventas de una determinada empresa. Algunos de las claves de todo plan de comunicación externa podríamos fijarlo en:
- Dar a conocer las características de un determinado producto o servicio.
- Lograr una acción concreta del potencial consumidor.
- Modificar de manera positiva el posicionamiento de una marca y el comportamiento de un consumidor hacia ella.
- Cambiar el ratio de ventas o el rendimiento comercial de una determinada marca.
Otros tipos de planes de comunicación según el sector
Al igual que sucede en una gran diversidad de ámbitos, los planes de comunicación no están exentos de contar con una serie de exigencias dependiendo del sector en el que interactúen. A continuación pasamos a detallar de manera breve algunos casos específicos, indicando sus objetivos principales.
Plan de comunicación para un centro educativo
El plan de comunicación, tanto a nivel interno y externo, de un centro educativo ayuda a especificar la forma de remitir la información y los comunicados a todos los interesados. Debemos especificar entre las relaciones establecidas dentro del centro educativo (profesores, jefes de departamento, alumnos) o las que tienen lugar con organismos, instituciones educativas o la población general. Los objetivos principales de un plan de comunicación para un centro educativo son:
- Definir canales de contacto con familias, alumnado y cuerpo docente.
- Mayor transparencia del centro educativo.
- Mejores comunicaciones entre los propios profesores del colegio.
- Dar a conocerse frente a la comunidad.
- Establecer nuevas relaciones con los grupos de interés del centro educativo.
- Hacer partícipes a la población y sociedad de los retos y actividades de la escuela en cuestión.
Plan de comunicación para hoteles
En este sentido, los proyectos pioneros en el plan de comunicación para hoteles y diferenciales necesitan estrategias de comunicación diferentes al gran consumo. Deben conectar con un público a nivel emocional y convencerle de las cualidades que los hacen únicos y especiales frente a otros destinos. Algunos de las metas principales de un plan de comunicación para hoteles son:
- Hacer posible que la comunicación interna y externa de la empresa sea la correcta.
- Formar a los profesionales para mejorar el servicio de un negocio de estas características.
- Aprovechar las múltiples opciones que nos brinda el mobile marketing.
- Fidelizar a los clientes a través de campañas efectivas de email marketing.
- Mantener las redes sociales actualizadas.
Plan de comunicación en partidos políticos
Conseguir que un plan de comunicación política esté bien ejecutado es necesario llevar trabajo y tiempo. Será necesario hacer un buen análisis de una serie de apartados tales como el qué se pretende conseguir, cuáles serán los mensajes a potenciar que vamos a comunicar, cuándo lo vas a hacer, cómo lo vamos a lograr y a través de qué medios. Los objetivos principales de un plan de comunicación en partidos políticos son los siguientes:
- Estudio de la realidad general a nivel nacional, regional y local.
- La realidad y los problemas de la ciudadanía.
- Definición de las metas, los objetivos que se persiguen en cada región.
- En cada municipio, definir con qué medios, calendario y con qué actuaciones se dispone.
- Comunicación electoral y comunicación de crisis.
Una correcta implementación de un plan de comunicación interna y externa puede ser una de las llaves principales del cambio de tu negocio. ¿Sabías que en Dobuss contamos con profesionales buscando la excelencia en cada uno de sus servicios? No dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo para conocer más información al respecto. Y recuerda; una buena comunicación es la mejor de las medicinas frente a la ignorancia.
