Tienes un objetivo empresarial y quieres hacerlo realidad, pero, ¿cuál la mejor manera? Este desafío requiere de un plan de acción, una herramienta de gestión para trazar el camino y lograr una serie de objetivos. En concreto, es un plan detallado donde se definen los retos, fechas y recursos necesarios para cumplirlos.
Hoy te explicamos qué es un plan de acción, cómo elaborarlo y los tipos de planes de acción. ¡Vamos allá!.
¿Qué es un plan de acción?
Un plan de acción es como una hoja de ruta o herramienta de gestión, donde se elabora una estrategia de negocio y se definen los objetivos que se quieren conseguir. Es decir, un diagrama que refleja cómo alcanzar las metas, los diferentes caminos para llegar a ellas, así como los plazos y los recursos necesarios que se necesitan.
Gracias al plan de acción es posible organizar todos los elementos que se llevaran a cabo en una estrategia empresarial, así como una planificación adecuada para poder disminuir los márgenes de error, supone una parte esencial del proceso empresarial.
Estos son los componentes que se incluyen en el plan de acción:
- Definir los objetivos que se quieren alcanzar.
- Detallar los pasos para alcanzar las metas.
- Equipo humano que se encargará de llevar a cabo las tareas.
- Establecer fechas para cumplir los objetivos.
- Identificar los recursos necesarios.
- Recursos financieros.
- Medidas para evaluar el progreso: alcance de cada actividad; posibles riesgos; y planes de contingencia.
A estos se suma las acciones personalizadas para cada sector y empresas: benchmarking, análisis interno, segmentación de audiencia, objetivos, estrategias de marketing y planning de acciones.
Recomendación: los planes de acción debería ser elaborados por profesionales del marketing, pues son expertos en conocer e implementar las mejores estrategias que hacen posible la consecución de los objetivos. ¿Cuáles son las ventajas de contratar un plan de acción?
- Los objetivos están definidos con exactitud.
- Indicadores de avance según los objetivos.
- Seguimiento y evaluación del plan.
- Los tiempos están marcados, desde el comienzo hasta su finalización.
- Lo más relevante: ayudar a lograr los objetivos de la empresa.
¿Para qué sirve un plan de acción?
Los planes de acción sirven para gestionar los proyectos y definir con exactitud los pasos para alcanzar los objetivos empresariales. Un plan de acción lo puede realizar cualquier persona, aunque te recomendamos que lo haga un equipo humano experto; no obstante, es muy útil para organizar todas las tareas pendientes y futuras y tener toda la información necesaria para alcanzar el éxito.
Los objetivos que se establecen suelen ser en vista de tres a cinco años, cabe destacar que, además de planificar la estrategia empresarial, también sirven para organizar los objetivos en diferentes áreas: plan de acción de marketing, de ventas, de proyectos, de desarrollo personal, entre otros.
Lo importante es que el plan de acción que elabores lo hagas en un software de gestión de tareas para que las puedas compartir fácilmente con el equipo y seguir las tareas pendientes, además de actualizarlo cada vez que lo necesites.
Existen varias metodologías para guiar el plan de acción, estas son: 5W2H, Diagrama de Ishikawa y PDCA. Te las contamos más detalladamente.
- 5W2H: siete preguntas útiles para orientar las actividades que se llevarán a cabo: ¿qué?, ¿por qué?, ¿dónde?, ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cómo?, y ¿cuánto?. Esta metodología sirve para solventar dudas sobre los procesos y tareas. Acelera el cumplimiento de los objetivos, ya que esta técnica es más eficiente y productiva porque optimiza la planificación del plan de acción.
- Diagrama de Ishikawa: diagrama de causa y efecto. Esta técnica establece una relación entre el resultado no esperado con los factores que contribuyeron al mismo. Se emplea para organizar, resumir y descubrir datos que ayuden a mejorar el proceso, detectar problemas y solventarlos.
- PDCA (Plan – Do – Check – Act): “planear, hacer, verificar y actuar”. El objetivo de esta metodología es establecer planes de acción para organizar las labores de la empresa, ofreciendo subsidios metodológicos para que los errores que puede surgir se corrijan en mitad del curso. Para ello, es necesario hacer una comprobación para ver si el problema está solucionado. Una vez que se realiza esta comprobación, es momento de actuar y hacer correcciones en el plan inicial. Esta tapa de verificación da una oportunidad más para corregir el rumbo, optimizando el resultado final.
¿Cuándo elaborar un plan de acción para mi negocio?
Fácil: cuando necesitas elaborar una estrategia empresarial. El plan de acción ayuda a establecer límites a tus metas cuando no están del todo claro. Además, podrás conocer el estado actual de tu empresa, que muchas veces no se conoce con claridad, así como entender las circunstancias empresariales.
Por otro lado, si has analizado tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, un plan de acción ayuda a detallar mejor los procesos y criterios.
Al fin y al cabo, elaborar un plan de acción para tu negocio será necesario a la hora de organizar las tareas y estructurarlas al día a día de tu empresa. A veces, puede ocurrir que un objetivo parece imposible de conseguir, pero con un plan de acción bien estructurado se pueden dar pequeños pasos que te llevará a alcanzarlos. Importante: debes ser perseverante en el proyecto.
A esto se suma la importancia de elegir el personal adecuado para llevar a cabo la ejecución de las diferentes tareas del plan, será el encargado de ejercer el rol de líder o coordinador del proyecto y determinará el orden de ejecución de manera más precisa y detectará cuáles son las tareas más urgentes y necesarias en cada una de las etapas.
Tipos de planes de acción para empresas
Como hemos mencionado anteriormente, existen varios tipos de planes de acción según las necesidades de una empresa.
Plan de acción para ventas
Documento que refleja las proyecciones de las ventas que se espera obtener. Se detallan cada uno de los objetivos, así como el periodo de tiempo y elementos para cada acción que se llevará a cabo.
Dependiendo de los resultados obtenidos, las tendencias del mercado y las necesidades de los clientes y consumidores, la estrategia definida estará ligada y orientada a una acción u otra.
Este plan de acción para ventas está basado en previsiones. Suele contener datos de ventas históricas de la empresa, información proporcionada por los clientes y, situaciones específicas en el mercado. Por tanto, tiene que ser muy flexible, pues irá cambiando en función de las necesidades.
Plan de acción de marketing
El plan de acción de marketing es un documento que establece todas las estrategias de marketing en un periodo de tiempo concreto. Al respecto, recoge los objetivos, indicadores, métricas e información necesaria para alcanzar los resultados de la empresa.
Debe estar muy bien definido y desarrollado, ya que es imprescindible para las empresas de todos los sectores y todos los tamaños. ¿Cómo se elabora?
- Análisis de la situación actual de la empresa.
- Análisis de la competencia.
- Definición de objetivos.
- Estrategias de marketing.
- Revisión del plan a tiempo real.
Plan de acción para optimizar recursos
En este caso, el plan de acción para optimizar recursos es propio de los departamentos que se encargan de la gestión de Tecnologías de la Información, responsable de comprobar las herramientas digitales para que funcionen correctamente en todas las actividades de la empresa, es decir.
- Valoran cuáles son las herramientas necesarias en función de las necesidades.
- Hacen una valoración sobre el coste y el presupuesto asignado en cada área.
- Valoran los pros y contras en la implementación de nuevo software.
- Están al día de las tendencias y opciones digitales.
Plan de acción para la notoriedad de marca
Hay un objetivo claro: que nuestra marca sea reconocida. Esto es una de las acciones más importantes para todas las áreas de negocio, departamentos de ventas, marketing y administración general, por ejemplo.
Estas acciones están relacionadas con la creación de contenido, sobre todo, y con la metodología inbound marketing. Los puntos relacionados con el plan de acción para la notoriedad de marca son:
- Tener un nombre y logo fácilmente reconocibles.
- Publicar contenido en las redes sociales.
- Canales de comunicación en las plataformas digitales.
- Elaborar un mensaje en relación con los valores de la marca.
En plan incluye desde el primer contacto con una persona hasta servicios de posventa.
Plan de acción para conseguir leads
Enfocado en mejorar la experiencia del cliente en cada momento, en este caso es importante como vía de comunicación con los clientes, pues gracias a esta técnica es posible atraer al cliente y guiarlo hasta la compra final, pero sin invadirlo. Este plan recoge las siguientes acciones:
- Creación de contenidos.
- Posicionamiento de la marca.
- Plataforma de relación personalizada con el cliente (CRM).
- Respetar las necesidades de los clientes en función de su ruta de compra.
Ejemplos de plan de acción
Estas son las pautas para elaborar un plan dinámico que se pueda analizar constantemente y donde se pueda incluir las experiencias diarias y actuaciones necesarias para realizar mejoras y solventar dudas.
- Estable los objetivos claros, pero realistas, además de todos los agentes implicados en las diferentes acciones que se llevarán a cabo.
- Elabora un plan de acción de manera conjunta con el equipo empresarial.
- Desarrolla a medio o largo plazo todas las acciones que se van a aplicar en el proceso, no solo aquellas puntuales.
- Adaptarte a las tendencias y características de la modalidad formativa, la acción formativa concreta y los participantes de la misma.
- Define unas bases teóricas consolidadas para garantizar la validez y el buen funcionamiento.
- Documento abierto y flexible, sujeto a posibles cambios que se puedan ir ocasionando.
Como has visto, un plan de acción es vital para el éxito de tu negocio, además ahorrarás dinero, ya que establecer un presupuesto te permitirá conocer cuanto te vas a gastar y ajustar la inversión según tus necesidades. ¿Necesitas un plan de acción? No dudes en contactar con nosotros.
